Verksamhetsstyrning med Power BI för snabbväxande Infobric

Infobric utvecklar system som gör byggarbetsplatser säkrare och effektivare. När bolaget växte kraftigt uppstod helt nya behov av överblick över verksamheten och automatisering av manuella rutiner. Pdb:s skräddarsydda Power BI-lösning är verktyget som gett Infobric ett smidigt system för uppföljning och rapportering samt ett affärskritisk styrmedel för hela verksamheten. Dessutom snabbare och billigare än alternativen på marknaden.

 

Nya krav på ekonomisystemet

Infobric grundades 2004 och utvecklar både mjukvaran och de hårdvaror som behövs för en säkrare byggarbetsplats. 2016 infördes en ny lag för byggbranschen som innebar ett krav på personalliggare för ökad säkerhet på byggarbetsplatser. Byggbranschens behov av en enkel, mobil lösning för in- och utpassering ökade och Infobric växte kraftigt på kort tid.

Annika Sjöberg är controller och fokuserar på att styra upp redovisning och processer, rutiner och rapportering.

”Den stora tillväxten under 2016 ställde helt nya krav på ekonomisystem och uppföljning. Vi fick ett stort antal nya kunder på kort tid och det blev en kraftig ökning av antalet fakturor per månad. Vi har nu även dotterbolag i Norge och Storbritannien. Därtill mer än fördubblade vi antalet anställda på kort tid. Det hände så mycket på en gång och det var svårt att få överblick över verksamheten.”

 

Power BI för rapportering

Ett affärssystemsbyte genomfördes men de utlovade rapporteringsmöjligheterna uppfyllde inte kraven. I detta läge började Annika och Magnus titta på andra leverantörer och träffade Pdb som berättade om Power BI.

”Power BI gav en wow-känsla! Vi kollade andra system men de kändes dyrare och mer statiska. Vi såg egentligen inga andra intressanta alternativ och Pdb visade att dom satt på den kompetensen vi behövde.”

Power BI var relativt nytt och oprövat vid denna tid, något som hade kunnat ligga Pdb i fatet.

”Det var lite av en chansning” säger Annika. ”Men vi är ett utvecklingsföretag som ligger i framkant i vår bransch och detta syns även i våra interna system. Vi jobbade tidigt i Office 365 och plattformen för Power BI fanns redan att tillgå. Dessutom var det första steget vi valde att ta en relativt liten investering jämfört med övriga alternativ på marknaden.”

 

Self Service för effektivare rapportering

Power BI-lösningen är en self service-lösning som är skräddarsydd för Infobric och byggd av Pdb:s utvecklare i nära samråd med Infobric. Via excelmallar förs budget- och prognosdata in och genererar rapporter per automatik. Visuella dashboards skapas enkelt och sprids snabbt till alla berörda. Tillgängligheten är högre och rapporteringen är effektivare.

Magnus Lif är ekonomichef och har under de senaste åren gått från en operativ redovisningsroll till en mer strategisk roll i ledningen. Han framhåller vikten av dagsfärsk data samt översikt över artiklar, kunder och affärsområden.

”Vi kan stötta sälj med omedelbar och aktuell feedback vilket är avgörande för affärsresultatet.”

Annika fortsätter ”Det är ett smart och tydligt system. Vi har kunnat släppa det mesta av den manuella hanteringen vilket ger oss säkrare data och vi har nu ett välfungerande styrmedel för hela verksamheten.”

 

Viktigt med kompetenta kravställare

Det inledande arbetet tog längst tid. Att få en schysst logik i databasen var en utmaning och uppsättningarna i affärssystemet skulle synka. Men en bra grund innebär högre kvalitet i rapporterna.

Pdb:s affärsutvecklare Mattias Gröndahl har varit projektledare från Pdb:s sida. Han har tidigare jobbat som controller och upprepar ofta att det är viktigt att rätt personer från organisationen är med i processen.

”De som kan verksamheten måste vara med i projektet. De förstår hur verktyget ska nyttjas och vet vilka resultat de vill ha. Vi har jobbat nära med framförallt Annika och hon har en stor förståelse för systemet och processerna och har varit en mycket bra kravställare i hela processen”

Magnus Lif fortsätter:”Vi började medvetet i ganska liten skala och byggde på allt eftersom. Vi kände stor tillit till både Pdb:s projektledare och utvecklare och varje utfall har infriat förväntningarna. Då är det inte svårt att ta nästa steg.”

 

Budget och prognos samt planeringsverktyg

Sedan den första implementationen har Infobric kompletterat med lösningen ”Pdb Budget och Prognos”. Det har även diskuterats att på sikt införa planeringsverktyget ”Pdb Planner”.

”Vi tittar på fler KPI:er på balansräkningen och finanssidan” säger Annika. ”Vi vill få in den totala redovisningen och konsolidera allt i Power BI så att vi helt slipper manuell hantering.”

På frågan ”vad hade ni gjort annorlunda idag?” svara Annika:

”Ingenting! Vi hade gjort samma val! Det har visat sig under vägen att Power BI har blivit ett av det starkaste och mest använda Business Intelligence verktygen på marknaden och det utvecklas ständigt. Vi hade inte kunnat haft en bättre partner än Pdb, som gett oss den styrhjälp genom projektet vi hade behov av. Nu kan vi se den daglig utvecklingen i försäljning och trender och detta ger både sälj, ledning och ekonomi bra verktyg för analys och beslut”.

 

Om Infobric

Infobric startade 2004 och arbetar med lösningar för säkra, effektiva och digitaliserade byggarbetsplatser. Kunder finns inom både bygg- och maskinuthyrningsbranschen. De har verksamhet i Sverige, Norge, Finland och Storbritannien. Företaget har drygt 60 anställda och omsätter cirka 170 MKR.

Foton: Copyright Infobric AB

 

 

Erbjudande: Power BI-workshop

Vill du veta mer om Power BI? Hör av dig till Mattias!

Mattias Gröndahl

Affärsutvecklare Business Intelligence

mattias.grondahl@pdb.se

0766 32 10 33